【二宮町】戸籍税務課窓口にて個人情報の漏えいが発生
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画像出典：湘南人
二宮町は、総務部戸籍税務課の窓口において、個人情報を漏えいする事案が発生したと、公式ホームページ内で発表した。
事故の概要
戸籍税務課戸籍住民班の窓口において、転籍届を受理する際、提出者より、同じ戸籍の構成員の現住所地が不明であることから、空欄の状態で提出された。
当該届を受理した担当職員は、調査の過程で支援措置対象者である旨を確認したが、調査の結果判明した住所を当該届に補記したうえで提出者に提示したことにより、個人情報が漏えいした。
事故の原因
- 業務上、空欄だった箇所の情報を得て補記したものを、個人情報であるにも関わらず、担当職員の判断で提出者へ漏えいした。
- スマートフォン等での公的文書の撮影を許可した。
- 転籍届の提出者は支援措置の相手方ではなく、同一戸籍の方であることから、担当職員が提示可能であると誤った判断をした。
- 支援措置という特別な配慮が必要な案件にも関わらず、他職員に確認や相談をせずに一人の判断で対応した。
- 個人情報の保護について、各職員への意識付けが足りなかった。具体的には、日頃の業務におけるやり方などの確認作業、職員同士の情報交換、個人情報保護についての再認識などの機会が不足していた。
再発防止策
- 今回の事案を踏まえ、改めて諸制度、個人情報の取扱いについて、戸籍住民班職員全員で再確認し、適切な対応を徹底する。
- 窓口業務や電話対応において、少しでも疑問が生じた場合や、今回のように特別に配慮が必要なケースである場合は、一人で判断せず、複数職員で判断したうえで対応する。
- 判断に時間がかかる場合は、お客様をお待たせすることはやむを得ないこととし、確実に処理・対応することを最優先する。
- 相手に事実と異なる内容の説明をした場合や、事実と異なる内容で伝わっていることが判明した場合において、認識した時点で速やかに訂正のうえ、相手に正しい内容を伝える。
- 上記再発防止策について、週1回行っている班内打合せの場で、その月の第1週目の打合せにおいて、毎月、確認・指導を行う。
この情報に関するお問い合わせ
二宮町政策部地域政策課広報統計班
住所：〒259-0196 神奈川県中郡二宮町二宮961
電話：0463-71-3313
ファクス：0463-73-0134
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